Автоматическая рассылка отчётов в Python: рабочий гайд

В конце будет рабочий скрипт: он формирует Excel-отчёт из данных, прикладывает его к письму и отправляет на список адресов через SMTP. На настройку с нуля уйдёт 30–40 минут, если у вас уже есть Python 3.11+ и доступ к почтовому ящику с включённым SMTP. Автоматический запуск по расписанию покажу отдельно — через cron на Linux и через Планировщик задач на Windows.

Формат материала — инструкция. Мы не разбираем устройство протокола SMTP и не строим отказоустойчивую очередь писем. Задача узкая: отправить отчёт с вложением по расписанию и не сломаться на аутентификации.

Что нужно иметь до начала

Проверьте всё это до того, как писать код. Половина проблем с рассылкой возникает не в коде, а в доступах.

• Python 3.11 или новее. Модули smtplib и email входят в стандартную библиотеку, ставить их не нужно.
• Почтовый ящик с доступом по SMTP. У большинства провайдеров SMTP надо включить отдельно в настройках безопасности. Для Gmail и Яндекса обычный пароль от ящика не подойдёт — нужен пароль приложения (об этом ниже).
• Адрес и порт SMTP-сервера. Обычно это порт 465 (SSL) или 587 (STARTTLS). Точные значения смотрите в справке своего провайдера — они разные.
• Пакет openpyxl, если отчёт будет в формате .xlsx. Устанавливается командой pip install openpyxl. Для простого CSV он не нужен.

Про пароль приложения

Не вставляйте в скрипт обычный пароль от почты. Во-первых, у Gmail, Яндекса и Mail.ru обычная аутентификация по паролю для сторонних программ отключена по умолчанию. Во-вторых, пароль в коде — прямая утечка при попадании файла в репозиторий.

Пароль приложения — это отдельный одноразовый пароль, который почта выдаёт конкретной программе. Создаётся он в настройках безопасности ящика (раздел обычно называется «Пароли приложений» или «App passwords»). Точный путь зависит от провайдера — сверьтесь с его справкой.

Учётные данные в скрипте — это утечка, которая ждёт своего часа. Держите логин и пароль в переменных окружения, а не в теле файла, даже если скрипт лежит на вашем личном ноутбуке.

Шаг 1. Соберём данные в отчёт

Для примера сделаем маленький Excel-файл из списка словарей. В реальном проекте вместо жёстко заданного списка будет выборка из базы или API.

import openpyxl
from datetime import date

def build_report(path):
    """Собирает xlsx-отчёт и сохраняет по указанному пути."""
    # В реальности здесь запрос к БД или API
    rows = [
        {"menedzher": "Иванов", "sdelki": 12, "summa": 340000},
        {"menedzher": "Петров", "sdelki": 8, "summa": 210000},
    ]

    wb = openpyxl.Workbook()
    ws = wb.active
    ws.title = "Отчёт"
    ws.append(["Менеджер", "Сделки", "Сумма"])
    for r in rows:
        ws.append([r["menedzher"], r["sdelki"], r["summa"]])

    wb.save(path)
    return path

if __name__ == "__main__":
    report_name = f"report_{date.today().isoformat()}.xlsx"
    build_report(report_name)
    print(f"Отчёт готов: {report_name}")

Проверка: после запуска в папке появится файл вида report_2024-06-10.xlsx, а в консоли — строка «Отчёт готов». Откройте файл — в нём должна быть таблица с двумя строками данных.

Шаг 2. Соберём письмо с вложением

Для письма с вложением используется класс EmailMessage из модуля email.message. Он проще старого API с MIMEMultipart и не требует ручной сборки частей.

from email.message import EmailMessage
import mimetypes

def build_email(sender, recipients, subject, body, attachment_path):
    """Формирует письмо с одним вложением."""
    msg = EmailMessage()
    msg["From"] = sender
    msg["To"] = ", ".join(recipients)
    msg["Subject"] = subject
    msg.set_content(body)

    # Определяем тип вложения по расширению
    ctype, _ = mimetypes.guess_type(attachment_path)
    maintype, subtype = (ctype or "application/octet-stream").split("/", 1)

    with open(attachment_path, "rb") as f:
        msg.add_attachment(
            f.read(),
            maintype=maintype,
            subtype=subtype,
            filename=attachment_path,
        )
    return msg

Проверка: отдельно это не запустишь — функция возвращает объект письма. Убедиться, что всё собралось, можно после следующего шага, когда письмо реально уйдёт.

Шаг 3. Отправим через SMTP

Логин и пароль читаем из переменных окружения. В коде остаются только заглушки на случай, если переменная не задана.

import os
import smtplib

def send_email(msg, host, port, login, password):
    """Отправляет письмо по SSL (порт 465)."""
    with smtplib.SMTP_SSL(host, port) as server:
        server.login(login, password)
        server.send_message(msg)

if __name__ == "__main__":
    SMTP_HOST = "smtp.example.com"   # адрес вашего SMTP-сервера
    SMTP_PORT = 465                  # 465 для SSL, 587 для STARTTLS
    LOGIN = os.environ.get("MAIL_LOGIN", "YOUR_LOGIN")
    PASSWORD = os.environ.get("MAIL_PASSWORD", "YOUR_APP_PASSWORD")

    report = build_report(f"report_{date.today().isoformat()}.xlsx")
    letter = build_email(
        sender=LOGIN,
        recipients=["boss@example.com", "analyst@example.com"],
        subject="Еженедельный отчёт",
        body="Отчёт за неделю во вложении.",
        attachment_path=report,
    )
    send_email(letter, SMTP_HOST, SMTP_PORT, LOGIN, PASSWORD)
    print("Письмо отправлено")

Если ваш сервер работает на порту 587 через STARTTLS, замените SMTP_SSL на связку smtplib.SMTP(host, port) и вызов server.starttls() перед логином. Какой из двух вариантов у вашего провайдера — смотрите в его справке, наугад не подбирайте.

Логин и пароль перед запуском задайте в окружении. На Linux и macOS:

export MAIL_LOGIN="you@example.com"
export MAIL_PASSWORD="YOUR_APP_PASSWORD"
python send_report.py

Проверка: в консоли появится «Письмо отправлено», а на почте получателей — письмо с вложенным xlsx-файлом. Если письма нет — загляните в папку «Спам» и в раздел «Отправленные» вашего ящика.

Шаг 4. Запуск по расписанию

Сам по себе скрипт ничего не рассылает регулярно — его должен кто-то запускать. Планировать запуск изнутри Python (через time.sleep в вечном цикле) — плохая идея: процесс упадёт, и рассылка молча остановится. Отдавайте расписание системному планировщику.

Linux и macOS — cron

Откройте crontab -e и добавьте строку. Пример — каждый понедельник в 9:00:

0 9 * * 1 /usr/bin/python3 /home/user/reports/send_report.py

Указывайте абсолютные пути и к Python, и к скрипту — cron запускается с урезанным окружением и не знает про ваши псевдонимы. Переменные MAIL_LOGIN и MAIL_PASSWORD тоже задайте явно в crontab или в отдельном файле, который скрипт подгружает.

Windows — Планировщик заданий

Создайте задачу в «Планировщике заданий»: в качестве программы укажите путь к python.exe, в аргументах — путь к скрипту. Расписание задаётся в свойствах триггера.

Если не получилось

Пять ошибок, которые встречаются чаще всего, и что за ними стоит.

• SMTPAuthenticationError: Username and Password not accepted — вы используете обычный пароль вместо пароля приложения, либо SMTP не включён в настройках ящика. Создайте пароль приложения.
• ConnectionRefusedError или зависание на login — неверный порт или тип соединения. Порт 465 — только с SMTP_SSL, порт 587 — с SMTP и starttls(). Перепутали — соединение не установится.
• FileNotFoundError на этапе вложения — скрипт запущен из другой папки, а путь к отчёту относительный. Стройте путь через os.path.abspath или запускайте из папки со скриптом.
• Письмо ушло, но получатель его не видит — попало в спам. Частая причина: адрес в поле From не совпадает с логином, под которым вы авторизовались на SMTP. Держите их одинаковыми.
• Cron молчит и ничего не шлёт — в cron не заданы переменные окружения с логином и паролем, скрипт падает на login. Проверьте: перенаправьте вывод в лог, дописав в строку crontab >> /home/user/reports/cron.log 2>&1.

Что делать дальше

Базовая рассылка работает. Три вещи, которые стоит настроить следующими:

• Логирование. Замените print на модуль logging с записью в файл — иначе при запуске из cron вы не узнаете, отправилось письмо или упало.
• Обработка ошибок отправки. Оберните send_email в try/except и при сбое шлите короткое уведомление себе — молчаливо упавшая рассылка хуже, чем видимая ошибка.
• Секреты вне кода. Если скрипт живёт в репозитории, вынесите доступы в .env-файл и добавьте его в .gitignore, а читайте через пакет python-dotenv.

Массовая рассылка на сотни адресов — отдельная тема: там нужны отложенная очередь, лимиты провайдера и корректная отписка. Здесь мы делали внутренний отчёт на десяток адресатов, и для этой задачи связки smtplib с системным планировщиком достаточно.