Как объединить таблицы Excel и CSV: первые шаги

Если данные лежат в нескольких таблицах Excel и CSV, их можно собрать в один список через Power Query — без копирования строк вручную. Инструкция рассчитана на Excel для Microsoft 365 на Windows: подготовка файлов и первая сборка займут примерно 15–30 минут, а дальше результат можно обновлять после изменения исходников.

Что понадобится до начала

Подготовьте файлы и проверьте, что каждая таблица описывает один и тот же набор данных. Например, везде должны быть сведения о заказах, а не в одном файле заказы, в другом — список сотрудников. Подход подходит для объединения строк друг под другом. Если нужно сопоставить записи по общему полю и добавить к заказам имя клиента, это другая операция — соединение таблиц.

Для повторного обновления храните исходники в постоянной папке и не меняйте без необходимости имена файлов, листов и заголовки. В примере один источник — книга Excel, второй — CSV.

Объединяем файлы через Power Query

1. Подготовьте копию. Сохраните рабочую книгу Excel и CSV в доступном месте. Если данные внутри книги Excel оформлены как обычный диапазон, выделите его и выберите «Главная» → «Форматировать как таблицу». Подтвердите наличие заголовков, если они есть. Проверка: у диапазона появились фильтры в строке заголовков, а исходный файл остался доступен для возврата.
2. Загрузите первую таблицу Excel. В новой книге выберите «Данные» → «Получить данные» → «Из файла» → «Из книги Excel». Укажите файл, в окне навигации выберите нужную таблицу или лист и нажмите «Преобразовать данные», а не сразу загружайте результат на лист. Проверка: открылся редактор Power Query и в предварительном просмотре видны нужные столбцы.
3. Назовите запрос. В редакторе найдите список запросов и переименуйте выбранный, например, в «Заказы_Excel». Название можно изменить в свойствах запроса или через контекстное меню. Проверка: новое имя появилось в списке запросов, данные не исчезли.
4. Импортируйте CSV. Вернитесь в Excel, выберите «Данные» → «Получить данные» → «Из файла» → «Из текста/CSV» и укажите файл. Проверьте в окне предварительного просмотра, что столбцы разделены правильно и кириллица читается. При необходимости выберите подходящий разделитель и источник файла — кодировку, соответствующую файлу. Нажмите «Преобразовать данные». Проверка: во втором запросе названия столбцов и примеры значений отображаются раздельно и без нечитаемых символов.
5. Сверьте типы и заголовки. В обоих запросах убедитесь, что заголовки подняты в первую строку, а столбцы имеют совместимые типы. Для номеров заказов, артикулов и других значений с ведущими нулями используйте тип «Текст»: преобразование в число может превратить «00127» в «127». Проверка: в обоих запросах совпадают нужные названия полей, а у каждого столбца нет отметки об ошибке в строках.
6. Добавьте строки друг под другом. В редакторе выберите «Главная» → «Добавить запросы» → «Добавить запросы как новые». Укажите вариант с двумя таблицами, выберите «Заказы_Excel» и запрос CSV. Нажмите «ОК». Проверка: появился новый запрос, в котором строки обоих источников идут в одном наборе.
7. Загрузите итог. Выберите «Главная» → «Закрыть и загрузить», чтобы поместить результат на лист. Проверка: в книге появилась таблица с общими столбцами и строками из обоих файлов. Сверьте число записей с суммой строк в источниках, не считая заголовков.
8. Проверьте обновление. Сохраните книгу. Измените одну ячейку в источнике или добавьте тестовую строку, затем в итоговой книге выберите «Данные» → «Обновить всё». Проверка: изменение появилось в итоговой таблице. Если оно не появилось, проверьте, что исходный файл остался по прежнему пути и его структура не изменилась.

Термин. Добавление запросов, или append, — объединение строк нескольких таблиц в общий набор по названиям столбцов. Это не то же самое, что соединение по ключу: при добавлении строк записи не ищут соответствие друг другу.

Power Query сопоставляет столбцы по заголовкам, а не по их позиции. Поэтому одинаковая последовательность колонок не спасёт, если в одном файле поле называется «Код товара», а в другом — «Артикул».

Если результат не совпал с ожиданиями

• Всё из CSV оказалось в одной колонке. Проверьте разделитель в окне импорта. CSV-файлы могут использовать запятую, точку с запятой или другой разделитель; ориентируйтесь на фактический файл и предварительный просмотр, а не на расширение.
• Вместо кириллицы видны нечитаемые символы. Вернитесь к импорту CSV и выберите другую кодировку в параметре источника файла. Сравните несколько характерных значений в предпросмотре и только после этого продолжайте загрузку.
• Появилось сообщение `DataFormat.Error: We couldn't convert to Number.` В одном из столбцов встречается значение, которое Power Query не смог преобразовать в число: например, текст, пустое значение или число с неожиданным разделителем. Найдите строку с ошибкой, проверьте исходное значение и задайте тип данных после приведения значений к одному формату.
• В итоговой таблице есть пустые поля или лишние столбцы. Сравните заголовки двух запросов. Разница в пробеле, регистре или формулировке создаёт отдельный столбец. Исправьте заголовки в источнике или запросе и обновите результат.
• Пропали нули в начале номера. В запросе тип поля уже мог стать числовым. Верните ему тип «Текст» до загрузки и повторите проверку. Если исходный файл уже сохранил значение без нулей, Power Query не сможет восстановить их без известного правила длины идентификатора.

Где этот способ ломается

Ручное добавление двух запросов удобно для постоянной пары файлов, но плохо подходит для папки, куда каждый месяц кладут новый CSV: новый файл придётся подключать отдельно. В Excel для Microsoft 365 есть сценарий объединения файлов из папки через Power Query, но он требует одинаковой структуры исходников и отдельной проверки образца файла. Не смешивайте эти сценарии в первой настройке.

Результат также зависит от стабильности структуры. Если коллега переименует лист или столбец, переместит файл либо добавит строку-пояснение над заголовками, обновление может завершиться ошибкой или загрузить не те данные. Для регулярного отчёта назначьте владельца исходных файлов и проверяйте число строк и ошибки после каждого обновления.

Что делать дальше

Сначала обновите итоговую книгу на копиях реальных файлов и сравните несколько строк с источниками, включая даты, суммы и идентификаторы с нулями. Затем сохраните рабочую книгу вместе с запросами и зафиксируйте, где должны лежать исходники. При следующем добавлении данных нажмите «Обновить всё» и проверьте ошибки запросов и количество строк. Объединение CSV из постоянно пополняемой папки — отдельный следующий шаг; не заменяйте им уже работающую схему, пока не проверите, что все файлы имеют одинаковые заголовки.